[5학기] 총학생회 업무 상반기 결산 및 느낀 점

 

 

 

올해 초부터 다니는 대학 총학생회 집행국에 참가하여 재정과 대외 관련 국서의 국장으로 근무하고 있다. 전체 20명 정도의 규모로 학과 동기들 숫자 등에 비교하면 그렇게 많은 수는 아니지만, 이들 모두와 업무적 관계를 맺어야 하는 형태이다. 이러한 업무 구조는 내가 살면서 처음 겪어본 구조이며, 대외 관련을 총괄하는 위치에 있다 보니 총학생회라는 닫힌 단위에서 더 나아간 프로세스를 경험하고 있는 중이다. 현재 임기를 절반 정도 마쳤으며, 지금까지 겪은 업무들을 크게 카테고리화 하여 보고, 나의 처리, 그리고 적절한 대응 프로세스에 대해 정리해보고자 글을 작성한다.

 

 

1. 재정 업무

[주요 업무]

- 상반기 예결산안 작성

- 상반기 결제 총괄

- 상반기 감사 준비

 

[업무 처리]

주요 업무	처리 방식	개별 평가
예결산안 작성	각 국서별 예산안을 수합-피드백-총 예산안으로 작성	예산안을 짜는 것을 학기 단위 계획과 동일시 하는 경향이 있었다. 사용 인준 등의 일정을 면밀히 살펴 혀용되지 않는 결제 일어나지 않음.
결제 총괄	무조건 나를 거쳐야 결제 가능, 결제에 대한 짧은 브리핑 필수. 가능한 결제 일정을 미리 잡아서 선 보고.	강조가 부족했던 것인지, 결제 일정 보고를 하지 않는 곳도 가끔 있었음. 내 개인 일정을 모두 보고할 수 없으니 취한 조치임에도 국서별 이해도가 상이한 듯함.
감사 준비	작년 메뉴얼에 맞추어 최대한 미리 준비.	감사와 관련해 수정된 부분을 감사 단위가 공지하면 바로 반영했고, 메뉴얼의 변경 사항이 거의 없어 준비과정이 평이했음.

 

 

[Reflection]

 거의 올해 핵심 업무일 정도로 가장 많은 시간을 투자한 업무이다. 거의 1억에 가까운 돈을 관리해볼 수 있는 좋은 경험이었으나, 그와 동시에 아주 큰 중압감을 받았다. 원래 메인 계좌로 쓰던 것을 풀어서 관리했기 때문에 여러 개인적인 거래 내역이 있었고, 이 부분에 대해 소명을 해야만 했다. 한도가 풀려있는 일반 계좌가 있어야 함을 전해듣지 못해 일어난 해프닝이지만 다음 해에 인수인계할 때 주의해야 할 사항 1번이다.

 

감사 자료 제출본

 

 

2. 제휴 업무

[주요 업무]

- 각종 제휴 요청 답변

- 제휴 홍보

- 제휴 양해각서 작성

 

[업무 처리]

수도권 대학이라 그런지 많은 업체에서 제휴 연락이 왔다. 그렇게 온 제휴 업체의 제안서를 검토하고, 다른 제휴를 맺을지 여부를 결정하는 것이 기본 프로세스였다. 그 이후 제휴를 확정하게 되면, 업체 측과 서면, 유선 연락을 통해 관련 양해각서를 작성했다. 이후 원하는 경우 지속적인 홍보를 진행했다.

제휴 안내 및 설문조사 카드뉴스 표지

 

[Reflection]

외부와 컨택하는 일정이 가장 미룰 수 없고, 정확하게 지켜야하는 일정이었다. 또한 메일로만 연락을 주고받다 보니 메일이 밀리는 경우도 있었다. 명함상 개인 연락처를 주고받기는 했으나, 막상 유선으로 주고받을만한 연락이 적었기 때문에 다른 방식을 생각해봐야 할 것 같다.

 

3. 사무 업무

[주요 업무]

- 각종 회의 회의록/속기록 작성

- 각종 공문 작성

 

[업무 처리]

 회의의 참가여부와 관련 없이 모든 회의를 녹화했고, 녹화본에 따라 속기록과 회의록을 작성했고, 회의 길이에 따라 인공지능(네이버 클로바 노트)의 힘을 빌리기도 했다. 항상 녹화 전에는 녹화여부를 허가받았고, 이렇게 작성된 것은 참석자들에게 모두 공개되었다.

 

[Reflection]

 개인적으로 너무 힘들었다. 참가자들이 말을 고르게 하지 않거나, 정확한 발음을 하지 않거나 말을 완결짓지 않는 경우, 속기록에 그대로 적을 수는 없으니 적당히 말을 적어줘야 했다. 그리고 같은 말을 빙빙 돌리면서 두 시간 정도 한 청문회 스타일 회의가 있었는데, 정말 고역이었다.

 공문 작성은 학교 측과 연락을 할 때 주로 작성하였는데, 정해진 공문 양식만을 맞추면 관련된 별첨자료는 양식이 없었다. 그래서 자유로웠지만, 동시에 깔끔한 공적인 양식을 제작해야 했다. 많은 공문서 양식을 참고해 일반 설명 문서, 제안서, 양해각서 등 다양한 양식을 제작할 수 있는 경험이었다.

 

제휴 협약서 일부

 

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 상반기는 전반적으로 일정 문제로 힘들었으며, 지방에 살아 여러 업무를 다른 국원들에게 맡겨야만 했던 것이 가장 미안했다. 또한 국원들과 소통하는 것이 어려워 매번 일을 마친 후나, 하던 중에 연락을 해 도움을 요청하는 식의 일처리를 진행한 경우도 많다. 국장의 입장이기는 하나, 다른 국원들과 협업을 않고 독단적으로 진행하는 것은 좋지 못한 방식이다. 너무 많은 시간을 투자해야 함과 동시에 일처리가 효율적이지 못하다.

 

 나는 이미 학부 학생회를 하면서, 그러한 약간의 경력직(?)의 위치에 있었지만 코로나로 본 기수를 제대로 마치지 못한 경험은 그렇게 쓸모가 있지 않았다. 대부분 새로하는 경험이었고, 상반기는 새로움의 연속이었다. 다음 해에도 하게 된다면 잘할 자신이 생겼지만, 아쉽게도 임기는 일 년뿐이니 하반기에 더 열정적으로 일해야겠다는 다짐을 한다.