[업무 Tips] 놓치기 쉬운 업무 메일의 basic

 

 

업무상 메일을 쓸 때는 언제나 썼던 형식을 끌어와서 사용하는 경우가 많다. 그러다 보면, 구조상 혹은 편의상 삭제했던 요소들을 복구하기 쉽지 않기도 하다. 또 애초에 사용했던 메일 형식에 뭔가 부족했을 거란 의심도 떨칠 수 없다. 그렇다면 좋은 업무 메일은 어떤 것일까?

 

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거의 모든 글이 그렇듯이 메일도 서문/본문/결문의 형식을 따라서 작성하면 좋다. 사실 메일은 현실에서의 대화를 생각하면 더 쉽다. 서면 상이라 그 대화에서 당연히 이루어지는 것을 놓치기 쉬울뿐이다. 지금부터 업무 상 메일의 상대와 대화를 한다고 생각하고, 아래 설명을 읽으면 더 이해하기 쉬울 것이다.

 

업무상 메일 구성도

 

 

[서문]

인사와 같은 파트이다. 처음 만났을 때와 여러 번 만난 적이 있을 때의 인사는 달라지기 마련이며, 그 내용도 다를 것이다. 이를 생각하고 꼭 들어가야 할 내용들을 확인해보자.

 

1) 인사

 문서상으로도 인사는 필수이다. 메일에도 인사가 없으면 다짜고짜 지나가는 사람을 붙잡고 이거 해달라 저거 해달라하는 이상한 사람으로 보일 수도 있다. 다만 서면 상이기 때문에 오늘 날씨가 좋네요! 같은 거창한 인사는 필요 없다. 간단히 안녕하세요, 정도면 충분하다. 그리고 받는 사람이 명확하게 정해진 내부 메일이라면, 받는 사람의 이름과 직위를 확실히 해주면 좋다. 직위의 상하 여부는 상관없다. 업무 상 메일을 반말로 보낼 수는 없다. 보내기 전에 신경 쓸 부분이 하나 더 늘기는 하겠지만 잘못 보내졌을 때 포워딩도 쉬워지고, 받는 사람에게 더 좋은 인상을 줄 수 있다. 여러 번 메일을 주고 받았다면, 간단히 '담당자님', 혹은 '(직위)님' 정도로 줄여서 작성해도 될 것이다.

 

ex. 안녕하세요, (이름) (직위)님

    

2) 소개

 말을 걸었으면 당연히 누군지 알려야 한다. 얼굴이나 사원증을 보고 이야기하는 것이 아니기 때문이기도 하고, 사실 현실에서도 사원증만 보여주면서 말을 걸면 좀 무례하다고 느낄 것이다. 이메일에 자신의 이름과 직위가 있는 것과는 아무 상관이 없다. 메일이기 때문에 작성해야 하는 것이다. 이름과 직위를 작성하고, 외부 메일이라면 회사명까지 적어주어야 한다.

 

ex. ㄱ기업 A팀 (이름) (직위)입니다.

 

3) 메일을 하게 된 경위(메일 요약)

 왜 말을 걸었는가를 설명하는 파트이다. 사실 이 부분은 서문에서는 간단하게 작성하고, 본문에서 좀 더 자세하게 작성해도 된다. 다만, 인사와 소개만 하고 본론을 시작하기에는 너무 급한 느낌이 나기도 하고, 약간 무례해 보일 수도 있다. 후술하겠지만, 업무 상 메일에서 중요한 것은 두괄식 작성이기에 간단하게나마 메일을 하게 된 경위를 설명해주는 것이 좀 더 명확한 업무 메일 같아 보일 수 있다. 적어도 그래서 얘네는 뭘 해달라는 거야? 라는 소리는 듣지 않을 것이다.

 

ex. 저희 팀에서는 현재 ~한 기획을 준비 중이며, 이에 대한 자료를 요청 드리고자 합니다.

/드리기 위해 연락드렸습니다.(다소 구두체 같아도 상관 없다. 정중하기만 한다면)

 

 

[본문]

이제 말을 시작해야 한다. 내가 준비한 말은 이런 거고, 앞서 경위에 설명드린 부분은 이런 부분입니다! 라고 설명하는 부분이 될 것이다.

 

1) 배경

 앞서 서문의 3) 경위 앞 부분을 좀 더 풀어서 쓰면 좋다. 예시에 적힌 기획이 어떤 것인지 간단히 설명해도 좋을 것이고, 너무 길거나 형식이 서면으로 설명하기 어려운 경우에는 말로는 간단히 풀고 첨부자료를 이용하는 방법도 좋다. 디자인이나 행사 기획 등을 활자로 풀어내기에는 아무래도 어려운 감이 있다. 그럴 경우에는 누구 작가의 어떤 그림을 활용하려고 하며, 이는 별첨자료/첨부자료 n번을 참조하시면 된다고 말할 수 있을 것이다. 별첨까지? 하는 자료들은 본문에 간단한 사진을 첨부할 수도 있으니 이를 활용하면 편리하다.

 

ex. 저희 팀에서 준비 중인 기획은 인스타그램 그림 작가들의 작품들을 웹페이지로 편리하게 볼 수 있는 웹 사이트 갤러리입니다. 현재 기획에 참여하기로 한 작가들의 작품과 웹페이지 UI 구상도는 [별첨자료 1]작품 리스트.pdf, [별첨자료 2](UI 구상도.png)을 참조해주시기 바랍니다.

현재 기획에 초반에 참여할 인스타그램 작가들을 선정 중에 있는데, 유사한 자료를 참고하는 것이 좋을 것 같다는 방향으로 의견이 모였습니다.

 

2) 본론

 결국 그래서 뭘 원하는 지에 대해 말하면 된다. 대상자에게 메일을 보낸 사유에 대해 명확하게 설명하는 부분이고, 이 부분부터 메일을 받은 수신자가 취할 액션에 대해 설명하면 된다. 명확하게 원하는 자료나, 의견이 있다면 그를 구하고, 상황에 따라 다르겠지만 해당 자료를 이관받았을 때의 발신자가 받을 이익 등을 설명하면 좋은 경우도 있다. 그렇지 않다면, 선택지를 주거나/제한 사항 등을 서술하면 된다.

 "편의상"이라는 단어가 가능하다면 먼저 편의상 넘버링하여 서술하겠다는 언급을 하면 가독성을 높일 수 있다. 다만 이런 식으로 메일의 길이가 너무 길어진다면 차라리 답변서나, 질의서, 요청서 등의 형식을 사용해 외부 작성을 유도할 수 있을 것이다. 대략 5번 이상으로 넘버링이 늘어진다면, 메일을 읽기 힘들 수 있다.

 

ex. 작년에 인스타그램 작가들과의 기획을 진행한 바 있는 B팀의 작년 작가 리스트 공유 요청을 드립니다. 저희 기업 측에 우호적인 작가님 리스트로 활용할 수 있을 것이라 기대됩니다.

 

 

[결문]

이제 할 말은 끝났다. 수신자가 어떻게 받아들일지에 대해서는 더는 할 수 있는 것이 없다. 충분히 정중하게, 명확하게 작성했는지를 다시 확인하고 회신을 기다리는 수 밖에 없다. 하지만 말을 꺼낸 이상 끝맺음도 확실해야 한다.

 

1) 마무리 본론 재언급

 선택 사항이다. 순서 상 위라서 1번이지만, 메일의 길이가 너무 길지 않다면 굳이 필요 없다. 같은 말을 너무 자주 반복해봤자 약간 짜증을 돋굴 수 있다.

 

2) 감사인사

 이건 필수사항이다. 별로 감사한 내용이 아니더라도, 상대방의 회신이나, 혹은 메일을 읽어줬다는 행위 그 자체만으로라도 감사함은 전해져야 한다. 어찌되었든 발신자에게 시간을 내줬다는 사실은 변하지 않는다. 간단하게 감사합니다. 정도면 충분하다. 그 이후 문의사항은 회신주시기 바랍니다. 혹은 긍정적인 답변 기다리겠습니다. 등은 발신자의 선택에 맡긴다. 수신자를 잘 파악하고 메일을 하는 것도 업무의 일종이다.

 

ex. 감사합니다. 답변은 해당 메일로 회신 주시면 감사하겠습니다.

 

 

 

 

+[첨부파일]

첨부파일에 넘버링을 하고, 이름을 써주면 수신자가 확인하기 쉽다. 본문에도 파일명은 풀로 들어갈테니, 첨부파일을 따로 봐야 하는 여러 메일 툴의 특성상 절대 나쁘지 않은 선택이다. 어디서 다운로드 받은 자료라고 그저 바탕화면에 깔았다가 보낸 적은 없는가. 수신자의 입장에서는 파일명 하나에서 조차도 얼마나 발신자가 자신을 신경썼는지를 느낀다.

 

ex. [별첨자료 1]작품 리스트.pdf

 

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 업무상 메일을 작성할 때 중요하게 생각할 것은 세가지이다.

 

#두괄식  원하는 바가 뭔지

#정중     업무상 태도는 정중히

#명확     업무상 메일은 결국 부탁. 부탁하는 사안은 명확하게

 

오늘 보낸 메일에서 무언가 부족하지 않은지 한번 살펴보자. 어떤 것을 고쳐야 하고, 어떤 것은 버려야 하는지 고민해보는 시간을 가지면 자신에게 맞는 메일 형식을 갖게 될 것이다.